Tietosuojaselosteen laatimispäivä: 8.8.2022

Hankkeen nimi ja kestoaika: Monikulttuurinen ohjaustyö Ohjaamossa, 1.5.2022 –31.12.2023

Hankkeen kuvaus:
Hankkeessa kehitetään moni-ja selkokielisiä palveluja Ohjaamo Porin maahanmuuttajataustaisille asiakkaille. Hankkeessa tehdään yksilö-ja ryhmäohjausta. Lisäksi hankkeen tavoitteena on lisätä Ohjaamo Porin henkilökunnan monikulttuurisen ohjaamisen edellytyksiä. Ohjaustarpeita kartoitetaan eri tavoin. Hankkeessa toteutetaan sekä sähköisesti että paperisesti kyselylomake koulutustarpeiden kartoittamiseen. Mahdollisesti Diakleen luodaan kurssi, johon tulee osallistujatiedot (osallistujat osin samoja kuin ESR-henkilötietolomakkeilla kerätyt).

Hankkeen rekisterinpitäjä: Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, PL 12, 00511 Helsinki

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava: Liisa Leppänen, 050 563 5169, tietosuojavastaava@diak.fi

Hankkeen yhteyshenkilö: Ella Saarinen, projektipäällikkö (050302 8926)

Hankkeen osapuolet: Hankkeen toteuttaa Diakonia-ammattikorkeakoulu. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto (ESR). Hankkeeen yhteistyökumppanina on Porin kaupunki.

Mitä henkilötietoja hankkeessa käsitellään?:

ESR-henkilötietolomakkeiden tiedot sekä äidinkieli (ja sitä kautta kansalaisuus). Kyselyt kerätään nimettöminä, mutta on mahdollista, että esim. pienen kieliryhmän edustaja voidaan tunnistaa vastauksista. ESR-lomakkeisiin tulee nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sukupuoli, syntymäaika, työvoimapoliittinen tilanne. Hankkeessa voidaan toteuttaa arvontoja, joita varten tarvitaan henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?:

☐Osallistujan suostumus
☒Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (ESR-lomakkeet)
☒Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☐Oikeutettu etu, mikä:

Käsitelläänkö hankkeessa arkaluonteisia henkilötietoja (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä)?:
Hankkeessa käsitellään seuraavia erityisiä henkilötietoja

☒Rotu tai etninen alkuperä –Etninen alkuperä saattaa tulla epäsuorasti ilmi kyselylomakkeiden kautta, mutta ei kerätä suoraan.
☐Poliittiset mielipiteet
☐Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
☐Ammattiliiton jäsenyys
☐Geneettiset tiedot
☐Biometriset tiedot
☐Terveystiedot
☐Seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen
☐Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät tiedotLisäksi esiin voi tulla TE-toimiston tai sosiaalipalveluiden asiakkuus (JulkL 24.1 § mukaan salassa pidettävä tieto).

Erityisten henkilötietojen käsittelyn peruste:

☐Osallistujan nimenomainen suostumus
☐Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus
☐Osallistuja on saattanut käsiteltävät arkaluonteiset tiedot julkisiksi
☒Käsittely on tarpeen tärkeän yleisen edun vuoksi
☒Muu, mikä: palvelujen kohdentaminen omalle äidinkielelle; osallistujilta kartoitetaan lähinnä äidinkieli mutta etninen alkuperä voi tulla esiin

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?:

☒Osallistuminen on vapaaehtoista.

Henkilötietoja kerätään tutkimukseen seuraavista lähteistä:
☒Suoraan tutkimukseen osallistuvilta
☒Henkilökohtainen haastattelu, ei tallennettu
☒Kyselylomake, paperinen
☒Kyselylomake, sähköinen
☐Videointi tai muu tallentaminen
☐Muu tapa, mikä:
☒Muualta kuin tutkimukseen osallistuvilta, mistä ja mitä tietoja:Kohderyhmän kartoittaminen alueen oppilaitosten ja maahanmuuttajatoimijoiden (3. sektori, te-palvelut, Ohjaamo, nuorisotyö jne.) avulla. Tarvittavat tiedot: syntymävuosi, äidinkieli ja muu kielitaito, asuinpaikkakunta

Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja hankkeen ulkopuolelle?:
☒Tietoja ei siirretä eikä luovuteta hankkeen ulkopuolelle
☐Tietoja siirretään tai luovutetaan hankkeen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?:
☒Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle
☐Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?:
Asiakirjojen säilytysajat määritellään Diakin arkistonmuodostussuunnitelmassa ja ne pohjautuvat pääasiallisesti lainsäädäntöön, rahoittajan vaatimuksiin, korkeakoulujen yleiseen käytäntöön tai Diakonia-ammattikorkeakoulun hallinnollisten tarpeiden perusteella määrittelemiin säilytysaikoihin.

Hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä rahoittajan vaatimuksista riippuen 10-15 vuotta.

Säilytysajan päättymisen jälkeen paperiset tiedot tuhotaan tietosuojasäiliössä ja sähköiset tiedot poistetaan järjestelmistä.

Miten henkilötiedot suojataan?:
Paperiaineistot
☐Paperiaineistoa ei kerätä
☒Paperiaineistoa kerätään, aineisto suojataan seuraavalla tavalla: Säilytetään lukitussa kaapissa

Sähköiset aineistot:
☒Kaksivaiheinen tunnistautuminen
☒Käyttäjätunnus
☒Salasana
☒Käyttöoikeuksien rajaaminen
☐Muu, mikä:

Miten henkilötietoja käsitellään hankkeen päättymisen jälkeen (ennen hävittämistä)?:

☒Tutkimusrekisterin henkilötiedot hävitetään.
☐Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan pseudonymisoituna.
☐Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan anonymisoituna.
☐Henkilötietoja (nimi, sähköposti, organisaatio) voidaan käyttää hankkeen jälkeen Diakin hanketoiminnasta viestimiseen.

Mihin ja miten aineisto arkistoidaan: Sähköiset hankeasiakirjat arkistoidaan asianhallintajärjestelmään, jossa käyttöoikeudet on rajattu. Paperiset ESR-lomakkeet arkistoidaan lukollisissa tiloissa. Muu aineisto hävitetään hankkeen päättyessä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Hankkeen henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?:
Sinulla on rekisteröitynä oikeus esittää pyyntö tietojesi tarkastamisesta tai oikaisemisesta. Pyyntö tehdään kirjallisesti lomakkeella Diakin julkisten verkkosivujen kautta: https://www.diak.fi/diak/organisaatio/tietosuoja-ja-saavutettavuus/#21f90a27

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan lomakkeen lähettämisen yhteydessä vahvalla tunnistautumisella.

Voit tiedustella pyyntösi käsittelystä Diakin tietosuojavastaavalta.

Jos oikaistavaksi tai poistettavaksi pyydettyjä henkilötietoja ei voida enää yksilöidä tai poistaa hankkeessa syntyneestä tutkimusaineistosta, Diakin tietosuojavastaava tekee hallinnollisen päätöksen, voidaanko esitetty pyyntö toteuttaa. Vastaus ilmoitetaan sinulle kirjallisesti ja siitä on mahdollista valittaa tietosuojavaltuutetulle, joka on valtakunnallinen viranomainen.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029566 6700
www.tietosuoja.fi